Guatemala ya cuenta con la normatividad básica pero suficiente para considerar la existencia y estudio del procedimiento administrativo electrónico (expediente, notificación, resolución, documentos en forma electrónica, junto con los Portales institucionales) para la realización válida de los trámites en las instituciones.
A continuación, les presento la normativa:
NORMATIVA REGULADORA DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO EN GUATEMALA
DECRETO NÚMERO 5-2021 EL CONGRESO DE LA
REPÚBLICA DE GUATEMALA. LEY PARA LA SIMPLIFICACIÓN DE REQUISITOS Y TRÁMITES
ADMINISTRATIVOS
Artículo 1. Objeto. La
presente ley tiene por objeto modernizar la gestión administrativa por medio de
la simplificación, agilización y digitalización de trámites administrativos,
utilizando las tecnologías de la información y comunicación para facilitar la
interacción entre personas individuales o jurídicas y dependencias del Estado.
Artículo 2. Ámbito de
aplicación. La presente ley es aplicable a todos los trámites administrativos
que se gestionen en las dependencias del Organismo Ejecutivo. El Organismo
Judicial, Organismo Legislativo, Municipalidades u otras entidades autónomas, semiautónomas
o descentralizadas podrán aplicar cualquier disposición contenida en la
presente ley por decisión de su autoridad máxima.
CAPÍTULO III MEDIOS
ELECTRÓNICOS
Artículo 23. Medios
electrónicos. Las dependencias deberán implementar las tecnologías necesarias
para la utilización e implementación progresiva de medios electrónicos, que
permitan la realización de trámites a distancia o la mejora de sus archivos,
con las condiciones de seguridad procedentes. Asimismo, gestionarán reducir de
manera progresiva el uso de firmas manuscritas, sellos de hule y cualquier otro
mecanismo que impida la expedición y envío electrónico de resultados finales.
Las dependencias incorporarán la firma electrónica avanzada como garantía para
evitar alteraciones y conferir certeza a la documentación que emitan de manera
electrónica de conformidad con lo preceptuado en el Decreto Número 47-2008, Ley
para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas. Los
sistemas electrónicos, sitios web o Portales Interinstitucionales que se
implementen para la gestión de trámites administrativos deberán estar
disponibles sin restricciones de horario.
Artículo 24. Obligación de
informar sobre trámites administrativos. Las dependencias están obligadas a
publicar en Internet: Los trámites administrativos que se puedan gestionar en
la dependencia; Los requisitos que se deben cumplir y/o presentar; El costo del
trámite administrativo; El procedimiento a seguir por el usuario; El tiempo de
respuesta de la dependencia; y, La normativa aplicable al trámite
administrativo. Las dependencias no exigirán la presencia física del usuario
para brindarle información o notificarle sobre el avance de un trámite y
deberán implementar mecanismos de trazabilidad de los expedientes.
Artículo 25. Trámites a
distancia. Las dependencias que estén a cargo de trámites administrativos,
deberán implementar las tecnologías necesarias para que estos puedan
gestionarse a distancia, procurando la automatización de los mismos. Si los
sistemas electrónicos permiten la generación de documentos y/o resultados
finales fuera de los horarios de atención al público, estos deberán
comunicárselo o trasladárselo al usuario de manera inmediata. Si el resultado
final de un trámite administrativo no puede ser enviado por medios
electrónicos, la dependencia deberá implementar sistemas de mensajería que
permitan la entrega del resultado final al usuario o entregar el mismo a un
delegado del usuario, salvo cuando la presencia del interesado sea requerida
según la Ley o Acuerdo Gubernativo aplicable. Los costos de mensajería deben
ser cubiertos por el usuario con anticipación a la realización del envió. Si,
por error en correo electrónico, el usuario no recibe el resultado final de un
trámite, las dependencias establecerán procedimientos para reenviar el
resultado a una dirección alterna, a solicitud del usuario y sin mayor trámite.
Articulo 26. Formularios. Las
dependencias deberán colocar en internet, a disposición de los usuarios, el
formulario o solicitud para la gestión del trámite administrativo. Si la
dependencia a cargo de un trámite implementa un sistema electrónico para la
realización del mismo, el sistema deberá integrar el formulario o solicitud. El
envío de formularios o solicitudes, a través de herramientas electrónicas que
las dependencias tengan disponibles para realizar trámites en línea, eximirán
al usuario de la presentación física de los mismos.
Ninguna dependencia podrá
cobrar por formularios o solicitudes en formato físico o electrónico
Artículo 27. Documentos y
copias. Cualquier documento electrónico o digitalizado, firmado con firma
electrónica avanzada y enviado a las dependencias a través de las herramientas
que tengan disponibles para realizar trámites en línea, estará exento del envío
de copias físicas y las dependencias lo conservarán en forma digital. La firma
electrónica plasmada en documentos electrónicos o digitalizados podrá provenir
de la dependencia o autoridad que emitió el documento o que está facultado por
ley para firmarlo, del interesado, de mandatario facultado, del representante
legal de la persona interesada, del notario que generó los documentos
principales del trámite, de quién pueda firmar a ruego del interesado o de las
personas que estén facultadas a firmarlo según lo establezca la ley. Cualquier
documento que por ley deba contener elementos físicos como firmas manuscritas,
timbres, sellos u otras formalidades podrá digitalizarse para presentarse ante
las dependencias. El documento original podrá ser solicitado cuando la copia
digitalizada no haya sido firmada con firma electrónica avanzada o cuándo
exista sospecha de falta de autenticidad.
Artículo 28. Expediente y
archivo electrónico. Las dependencias deberán implementar las tecnologías que
permitan gestionar los trámites administrativos mediante un expediente
electrónico, que contendrá toda la documentación vinculada al trámite administrativo,
con la indicación de la fecha y hora en que se emitió, añadió o modificó cada
uno de ellos. El archivo de los expedientes electrónicos se realizará en bases
de datos o archivos electrónicos, con las medidas de seguridad y/o medidas de
protección de datos que eviten su pérdida. Las dependencias que participen en
un mismo trámite compartirán base de datos, expediente electrónico y archivo,
por lo que no estarán obligadas a tener copia de la misma información en otras
bases de datos o archivos propios. Las bases de datos y/o archivos públicos
deberán conservarse en servidores locales o remotos, propios o de terceros, a
través de la contratación de servicios especializados, a conveniencia de las
dependencias interesadas. Las dependencias podrán archivar de oficio los
expedientes que hubiesen sido devueltos al usuario para correcciones y que no
hubiesen sido impulsados por el usuario por más de tres meses, solicitando al
usuario realizar una nueva gestión. De igual forma archivarán los resultados
finales que no hubiesen sido recogidos por el usuario luego de tres meses de
espera, implementando procesos para que estos puedan entregarse en un momento
posterior.
Las dependencias promoverán la
transición de archivos físicos a archivos electrónicos y podrán reciclar o
destruir los expedientes físicos al momento de tener una copia digitalizada de
los mismos. Los documentos digitalizados deben ser de fácil consulta y se deben
archivar con las medidas de seguridad, medidas de protección de datos y
redundancias que eviten su pérdida y/o alteración.
Artículo 29. Acceso a la
información que conste en registros públicos. Los registros públicos deberán
implementar canales de acceso a la información que le permitan a cualquier
persona realizar consultas y/o búsquedas de datos que consten en la institución.
Asimismo, implementarán mecanismos de validación de los documentos que emitan
para su verificación por cualquier interesado. Los registros públicos regulados
por esta ley, no podrán cobrar por la simple consulta de la información que
administran y deberán contar con mecanismos electrónicos que permitan consultar
dicha información a través de sus sitios web, sin requerir la presencia física
del usuario, la inscripción o creación de cuentas en un sistema o cualquier
mecanismo que requiera la validación del correo electrónico o identidad del
usuario. Los Registros Públicos deberán, en cualquier consulta, proteger los
datos e información considerados como sensibles por la Ley de Acceso a la
Información Pública, Decreto 57-2008 del Congreso de la República. Los
registros públicos reguladas por esta ley deberán implementar mecanismos
electrónicos de intercambio de información con otras instituciones públicas y/o
privadas facilitando el servicio que estás últimas prestan.
Artículo 30. Validez de
documentos e información transmitida electrónicamente. Los documentos, datos e
información electrónica o digitalizada tienen el mismo valor y eficacia que
aquellos en formato físico, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas,
civiles y penales que se puedan deducir en caso exista falsedad y/o diferencia
entre el contenido de los documentos transmitidos, registrados o archivados
electrónicamente y los documentos físicos. Un documento electrónico, con la
firma electrónica avanzada de la dependencia que lo emitió, prevalecerá sobre
su versión impresa, sin embargo, su versión impresa también se considerará
original si contiene un mecanismo que permita su validación. Cuando una
dependencia requiera la presentación de requisitos o información que pueda
obtener a través de una conexión con la dependencia emisora, la misma podrá
tomar la decisión de obtener dicho requisito o información de oficio sin
solicitar que el usuario lo presente. Las dependencias no serán responsables por
la falsedad de documentos o información suministrada por el usuario o que
proceda de conexiones con otras entidades, sin embargo; podrán solicitar una
ampliación de información o documentos adicionales, si dentro de la
documentación o información se identifican vacíos, contradicciones y/o
inconsistencias,
Artículo 31. Interconectividad
del Estado. Las dependencias deberán coordinar esfuerzos para el intercambio y
la homologación de la información que administran, pudiendo generar bases de
datos gubernamentales que compilen la información estatal y que permitan
generar estadísticas de importancia para el desarrollo económico y social del
país. Para efectos del cumplimiento de este artículo, y de cualquier otra
disposición relacionada a temas de transparencia intercambio de información,
trazabilidad y/o simplificación de trámites que consten en la presente ley y
que impliquen la coordinación y/o el intercambio de información entre
dependencias, no será necesaria la suscripción de acuerdos o convenios
adicionales.
CAPÍTULO IV PORTALES
INTERINSTITUCIONALES
Artículo 32. Portales
Interinstitucionales. Dentro del marco de la simplificación, las dependencias
trabajarán de manera coordinada y crearán Portales Interinstitucionales
dirigidos a trámites o sectores específicos. En ellos se realizarán la
totalidad de las actuaciones administrativas para facilitar los servicios al
usuario de forma física o electrónica. Si el Portal Interinstitucional requiere
de una ubicación física, esta será determinada de común acuerdo entre las
dependencias participantes y determinarán de común acuerdo la ubicación de las
bases de datos y/o servidores a utilizar. La denominación, organización y
funcionamiento de los Portales Interinstitucionales será decidido de común
acuerdo por las dependencias que los administren y tiene como objetivo brindar
resultados de forma eficiente y eficaz para los usuarios, permitiendo realizar
uno o más trámites en un único punto. Las autoridades de cada dependencia
podrán delegar capacidad de decisión, autorización y firma a los funcionarios
que trabajan en los Portales Interinstitucionales. Todo lo relativo a los
gastos de creación, implementación, actualización, funcionamiento y
mantenimiento de los Portales Interinstitucionales será sufragado de común
acuerdo por las dependencias participantes o mediante aportes, asignaciones,
legados, transferencias y/o subvenciones, ya sea en dinero o especie, que le
otorguen personas naturales o jurídicas, entidades nacionales o extranjeras,
incluyendo las provenientes de la Cooperación Técnica Internacional, todos los
cuales no podrán tener ningún nivel de condicionamiento. Cuando más de una
dependencia tenga participación en un mismo trámite administrativo, la creación
del Portal Interinstitucional es de carácter obligatorio. La responsabilidad de
la creación y funcionamiento de los Portales Interinstitucionales recaerá sobre
la autoridad máxima de cada dependencia participante.
Artículo 33. Funciones de los
Portales Interinstitucionales. Los Portales Interinstitucionales tendrán las
siguientes funciones: Brindar información sobre los trámites que administran,
incluyendo los requisitos exigidos, costos y duración aproximada. Recibir los
formularios o solicitudes, documentos o demás requisitos de los usuarios,
pudiendo generar un formulario o una solicitud unificada. Gestionar y custodiar
los expedientes, actuaciones y/o datos en el marco de su funcionamiento.
Comunicar las decisiones administrativas y/o entregar constancias,
certificaciones, autorizaciones, licencias, documentos o resultados finales
según corresponda, que devengan de la solicitud del trámite administrativo.
Notificar a los usuarios sobre aprobaciones, ampliaciones o rechazos del
trámite administrativo solicitado, implementando a su vez, mecanismos de
trazabilidad de los expedientes. Recibir y atender las sugerencias y quejas
relativas al funcionamiento de los servicios que brinda. Promover el
mantenimiento, creación, implementación y mejora de los medios electrónicos y
la tecnología que permita una mejor gestión y archivo de los expedientes.
Implementar medidas de consulta electrónica sin costo de los expedientes,
actuaciones, solicitudes o gestiones que administren. Recibir cualquier clase
de pago, pudiendo unificar los costos del procedimiento en un solo pago y luego
redistribuir los fondos a las dependencias participantes. Otras que acuerden
las dependencias participantes, según su naturaleza y objeto
Artículo 35. Catálogo
electrónico. El ente encargado de impulsar la simplificación de trámites
administrativos, con apoyo del Ministerio de Economía, desarrollará una página
web de servicios que contenga el catálogo de las principales procedimientos y
trámites administrativos del Organismo Ejecutivo, mostrando como mínimo, los
pasos, requisitos, costo y tiempo de respuesta en cada uno de los trámites
administrativos desplegados. Las dependencias brindarán toda la colaboración,
información y documentación necesaria para mantener actualizada la página web.
ACUERDO
GUBERNATIVO NÚMERO 135-2009 Guatemala, 8 de mayo de 2009. El Presidente de la
República, REGLAMENTO DE LA LEY PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES Y
FIRMAS ELECTRONICAS
CAPITULO II USO DE LAS FIRMAS
ELECTRONICAS POR LOS ORGANISMOS DEL ESTADO ARTICULO 5. Actos y contextos por
parte del Estado. Los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos,
celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de
competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica. En consecuencia,
serán validos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los
expedidos por escrito y en soporte de papel. Se exceptúan aquellas actuaciones
para las cuales la legislación vigente exija una solemnidad que no sea
susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la
concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en
ellas. Para los efectos del párrafo primero, los actos administrativos,
formalizados por medio de documentos electrónicos y que consten en decretos o
resoluciones, en acuerdos de órganos colegiados, así como la celebración de
contratos, la emisión de cualquier otro documento que exprese la voluntad de un
órgano o servicio público de la administración del Estado en ejercicio de sus
potestades legales y, en general, todo documento que revista la naturaleza de
instrumento público o aquellos que deban producir los efectos jurídicos de
éstos, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.
ARTICULO 6. Relación con los
organismos del Estado. Las personas podrán relacionarse con los organismos del
Estado, a través de técnicas y medios electrónicos con firma electrónica,
siempre que se ajusten al procedimiento descrito por la ley o el presente
reglamento y que tales técnicas y medios sean compatibles con los que utilicen
dichos organismos. En aquellos casos en que se haga necesaria la comprobación
de su identidad, será necesario el empleo de firma electrónica avanzada. Los
organismos del Estado podrán relacionarse por medios electrónicos con los
particulares, cuando estos hayan consentido expresamente en esta forma de
comunicación. Los organismos del Estado deberán evitar, al hacer uso de firmas
electrónicas, que se restrinja injustificadamente el acceso a las prestaciones
o servicios que brinden y a la publicidad y transparencia que rijan sus
actuaciones y, en general, que se cause discriminaciones arbitrarias.
ARTICULO 7. Contratación del
Estado. Los organismos del Estado podrán contratar los servicios de
certificación de firmas electrónicas con prestadores de servicios de
certificación autorizados por el Registro de Prestadores de Servicios de
Certificación, si ello resultare más conveniente, técnica o económicamente.
Para el efecto, la estimación de dicha conveniencia estará basada en criterios
de calidad de servicio y precio de éste
ARTICULO 8. Documentos
electrónicos utilizados por el Estado. Los organismos del Estado que utilicen
documentos electrónicos deberán contar con un repositorio o archivo electrónico
a los efectos de su archivo una vez que haya finalizado su tramitación. El
repositorio será responsabilidad del respectivo funcionario a cargo del
archivo, sin perjuicio de la celebración de convenios de cooperación entre
diferentes organismos o de la contratación de una empresa privada para que
preste el servicio. El repositorio deberá garantizar que se respeten las normas
sobre publicidad de los documentos contenidos en las leyes respectivas. Así
mismo, deberá garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la
información en él contenida. Para ello la información deberá ser respaldada en
copias de seguridad, bajo las siguientes características: a) La información
deberá ser respaldada con cada proceso de actualización de documentos; b)
Mantener una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de
información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos
especializado. Este centro de almacenamiento de datos electrónicos, que puede
ser propio o provisto por terceros, deberá cumplir con condiciones tales como
un estricto control de acceso, un completo y detallado registro de entrada y
salida de respaldos, resguardo de la humedad, temperatura adecuada, control del
riesgo de incendio y otras; y, c) el esquema de respaldo deberá ser simple,
basado en generación de copias acumulativas, con el objeto de mantener la
historia de la información en el mínimo de versiones posibles. La seguridad,
integridad y disponibilidad del repositorio deberán estar caracterizadas por:
a) Medidas de seguridad y barreras de protección, frente al acceso no
autorizado de usuarios; b) Contar con monitoreo y alarmas que se activen cuando
ocurra un evento no autorizado o fuera de programación, para el caso de
eventuales fallas de las medidas de seguridad al acceso; c) La sustitución de
la información, por la versión más reciente que se disponga, en el menor tiempo
posible, en casos de alteración no programada de aquella; y, d) La existencia
de un programa alternativo de acción que permita la restauración del servicio
en el menor tiempo posible, en caso que el repositorio deje de operar por
razones no programadas.
ARTICULO 9. Regulación. Cada
organismo del Estado podrá regular la forma cómo se garantizará la publicidad,
seguridad, integridad y eficacia en el uso de las firmas electrónicas, y las
demás necesarias para la aplicación de las normas establecidas en la ley o el
presente reglamento.
ARTICULO 11. Actos
Administrativos. Los actos administrativos que impliquen la modificación de
normas técnicas para la prestación del servicio establecerán los plazos en los
cuales un prestador autorizado de servicios de certificación deberá adecuarse a
las mismas. El incumplimiento en la adecuación a las nuevas normas técnicas
será calificado como incumplimiento grave y facultará al Registro de
Prestadores de Certificación a dejar sin efecto la autorización, conforme a la
ley y el presente reglamento.
CATÁLOGOS
Asisehace.gt: https://www.asisehace.gt/es-GT/portada
Catálogo nacional de trámites:
https://www.tramites.gob.gt/
DEFINICIONES:
procedimiento
administrativo electrónico
Sublema de procedimiento administrativo, procedimiento
1. Adm. Procedimiento
administrativo cuyo expediente está electrónicamente gestionado, es decir, que
en su plasmación documental emplea información recibida, generada, tratada,
autenticada, registrada, conservada o transmitida por medios electrónicos, informáticos
o telemáticos, con las garantías exigidas por la normativa vigente.
Bauzá Martorell, Felio José: Procedimiento administrativo electrónico,
Granada, Comares, 2002.
2. Adm. Procedimiento
administrativo cuya plasmación documental en un expediente no requiere en ningún
momento la presencia física de los interesados ante la administración actuante,
ya que garantiza la realización y autenticación telemática de todos los
trámites por medios informáticos.
Manteca Valdelande, Víctor: «El procedimiento administrativo electrónico» ,
en Actualidad Administrativa, núms. 8 y 10, 2008.
3. Adm. Procedimiento
cuyo expediente administrativo está parcialmente gestionado de forma
electrónica, aunque contenga algunos trámites documentados en papel u otros
formatos.
Martín Delgado, Isaac: «La gestión electrónica del procedimiento
administrativo» , en Cuadernos de Derecho Local, n.º 21,
2009, págs. 84-101.
https://dpej.rae.es/lema/procedimiento-administrativo-electr%C3%B3nico
