Procedimiento administrativo electrónico en Guatemala

 

Guatemala ya cuenta con la normatividad básica pero suficiente para considerar la existencia y estudio del procedimiento administrativo electrónico (expediente, notificación, resolución, documentos en forma electrónica, junto con los Portales institucionales) para la realización válida de los trámites en las instituciones.

A continuación, les presento la normativa:

NORMATIVA REGULADORA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO EN GUATEMALA

 

DECRETO NÚMERO 5-2021 EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA. LEY PARA LA SIMPLIFICACIÓN DE REQUISITOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto modernizar la gestión administrativa por medio de la simplificación, agilización y digitalización de trámites administrativos, utilizando las tecnologías de la información y comunicación para facilitar la interacción entre personas individuales o jurídicas y dependencias del Estado.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente ley es aplicable a todos los trámites administrativos que se gestionen en las dependencias del Organismo Ejecutivo. El Organismo Judicial, Organismo Legislativo, Municipalidades u otras entidades autónomas, semiautónomas o descentralizadas podrán aplicar cualquier disposición contenida en la presente ley por decisión de su autoridad máxima.

 

CAPÍTULO III MEDIOS ELECTRÓNICOS

Artículo 23. Medios electrónicos. Las dependencias deberán implementar las tecnologías necesarias para la utilización e implementación progresiva de medios electrónicos, que permitan la realización de trámites a distancia o la mejora de sus archivos, con las condiciones de seguridad procedentes. Asimismo, gestionarán reducir de manera progresiva el uso de firmas manuscritas, sellos de hule y cualquier otro mecanismo que impida la expedición y envío electrónico de resultados finales. Las dependencias incorporarán la firma electrónica avanzada como garantía para evitar alteraciones y conferir certeza a la documentación que emitan de manera electrónica de conformidad con lo preceptuado en el Decreto Número 47-2008, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas. Los sistemas electrónicos, sitios web o Portales Interinstitucionales que se implementen para la gestión de trámites administrativos deberán estar disponibles sin restricciones de horario.

Artículo 24. Obligación de informar sobre trámites administrativos. Las dependencias están obligadas a publicar en Internet: Los trámites administrativos que se puedan gestionar en la dependencia; Los requisitos que se deben cumplir y/o presentar; El costo del trámite administrativo; El procedimiento a seguir por el usuario; El tiempo de respuesta de la dependencia; y, La normativa aplicable al trámite administrativo. Las dependencias no exigirán la presencia física del usuario para brindarle información o notificarle sobre el avance de un trámite y deberán implementar mecanismos de trazabilidad de los expedientes.

 

 

Artículo 25. Trámites a distancia. Las dependencias que estén a cargo de trámites administrativos, deberán implementar las tecnologías necesarias para que estos puedan gestionarse a distancia, procurando la automatización de los mismos. Si los sistemas electrónicos permiten la generación de documentos y/o resultados finales fuera de los horarios de atención al público, estos deberán comunicárselo o trasladárselo al usuario de manera inmediata. Si el resultado final de un trámite administrativo no puede ser enviado por medios electrónicos, la dependencia deberá implementar sistemas de mensajería que permitan la entrega del resultado final al usuario o entregar el mismo a un delegado del usuario, salvo cuando la presencia del interesado sea requerida según la Ley o Acuerdo Gubernativo aplicable. Los costos de mensajería deben ser cubiertos por el usuario con anticipación a la realización del envió. Si, por error en correo electrónico, el usuario no recibe el resultado final de un trámite, las dependencias establecerán procedimientos para reenviar el resultado a una dirección alterna, a solicitud del usuario y sin mayor trámite.

 

Articulo 26. Formularios. Las dependencias deberán colocar en internet, a disposición de los usuarios, el formulario o solicitud para la gestión del trámite administrativo. Si la dependencia a cargo de un trámite implementa un sistema electrónico para la realización del mismo, el sistema deberá integrar el formulario o solicitud. El envío de formularios o solicitudes, a través de herramientas electrónicas que las dependencias tengan disponibles para realizar trámites en línea, eximirán al usuario de la presentación física de los mismos.

Ninguna dependencia podrá cobrar por formularios o solicitudes en formato físico o electrónico

 

Artículo 27. Documentos y copias. Cualquier documento electrónico o digitalizado, firmado con firma electrónica avanzada y enviado a las dependencias a través de las herramientas que tengan disponibles para realizar trámites en línea, estará exento del envío de copias físicas y las dependencias lo conservarán en forma digital. La firma electrónica plasmada en documentos electrónicos o digitalizados podrá provenir de la dependencia o autoridad que emitió el documento o que está facultado por ley para firmarlo, del interesado, de mandatario facultado, del representante legal de la persona interesada, del notario que generó los documentos principales del trámite, de quién pueda firmar a ruego del interesado o de las personas que estén facultadas a firmarlo según lo establezca la ley. Cualquier documento que por ley deba contener elementos físicos como firmas manuscritas, timbres, sellos u otras formalidades podrá digitalizarse para presentarse ante las dependencias. El documento original podrá ser solicitado cuando la copia digitalizada no haya sido firmada con firma electrónica avanzada o cuándo exista sospecha de falta de autenticidad.

 

Artículo 28. Expediente y archivo electrónico. Las dependencias deberán implementar las tecnologías que permitan gestionar los trámites administrativos mediante un expediente electrónico, que contendrá toda la documentación vinculada al trámite administrativo, con la indicación de la fecha y hora en que se emitió, añadió o modificó cada uno de ellos. El archivo de los expedientes electrónicos se realizará en bases de datos o archivos electrónicos, con las medidas de seguridad y/o medidas de protección de datos que eviten su pérdida. Las dependencias que participen en un mismo trámite compartirán base de datos, expediente electrónico y archivo, por lo que no estarán obligadas a tener copia de la misma información en otras bases de datos o archivos propios. Las bases de datos y/o archivos públicos deberán conservarse en servidores locales o remotos, propios o de terceros, a través de la contratación de servicios especializados, a conveniencia de las dependencias interesadas. Las dependencias podrán archivar de oficio los expedientes que hubiesen sido devueltos al usuario para correcciones y que no hubiesen sido impulsados por el usuario por más de tres meses, solicitando al usuario realizar una nueva gestión. De igual forma archivarán los resultados finales que no hubiesen sido recogidos por el usuario luego de tres meses de espera, implementando procesos para que estos puedan entregarse en un momento posterior.

Las dependencias promoverán la transición de archivos físicos a archivos electrónicos y podrán reciclar o destruir los expedientes físicos al momento de tener una copia digitalizada de los mismos. Los documentos digitalizados deben ser de fácil consulta y se deben archivar con las medidas de seguridad, medidas de protección de datos y redundancias que eviten su pérdida y/o alteración.

Artículo 29. Acceso a la información que conste en registros públicos. Los registros públicos deberán implementar canales de acceso a la información que le permitan a cualquier persona realizar consultas y/o búsquedas de datos que consten en la institución. Asimismo, implementarán mecanismos de validación de los documentos que emitan para su verificación por cualquier interesado. Los registros públicos regulados por esta ley, no podrán cobrar por la simple consulta de la información que administran y deberán contar con mecanismos electrónicos que permitan consultar dicha información a través de sus sitios web, sin requerir la presencia física del usuario, la inscripción o creación de cuentas en un sistema o cualquier mecanismo que requiera la validación del correo electrónico o identidad del usuario. Los Registros Públicos deberán, en cualquier consulta, proteger los datos e información considerados como sensibles por la Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008 del Congreso de la República. Los registros públicos reguladas por esta ley deberán implementar mecanismos electrónicos de intercambio de información con otras instituciones públicas y/o privadas facilitando el servicio que estás últimas prestan.

 

Artículo 30. Validez de documentos e información transmitida electrónicamente. Los documentos, datos e información electrónica o digitalizada tienen el mismo valor y eficacia que aquellos en formato físico, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que se puedan deducir en caso exista falsedad y/o diferencia entre el contenido de los documentos transmitidos, registrados o archivados electrónicamente y los documentos físicos. Un documento electrónico, con la firma electrónica avanzada de la dependencia que lo emitió, prevalecerá sobre su versión impresa, sin embargo, su versión impresa también se considerará original si contiene un mecanismo que permita su validación. Cuando una dependencia requiera la presentación de requisitos o información que pueda obtener a través de una conexión con la dependencia emisora, la misma podrá tomar la decisión de obtener dicho requisito o información de oficio sin solicitar que el usuario lo presente. Las dependencias no serán responsables por la falsedad de documentos o información suministrada por el usuario o que proceda de conexiones con otras entidades, sin embargo; podrán solicitar una ampliación de información o documentos adicionales, si dentro de la documentación o información se identifican vacíos, contradicciones y/o inconsistencias,

 

Artículo 31. Interconectividad del Estado. Las dependencias deberán coordinar esfuerzos para el intercambio y la homologación de la información que administran, pudiendo generar bases de datos gubernamentales que compilen la información estatal y que permitan generar estadísticas de importancia para el desarrollo económico y social del país. Para efectos del cumplimiento de este artículo, y de cualquier otra disposición relacionada a temas de transparencia intercambio de información, trazabilidad y/o simplificación de trámites que consten en la presente ley y que impliquen la coordinación y/o el intercambio de información entre dependencias, no será necesaria la suscripción de acuerdos o convenios adicionales.

 

CAPÍTULO IV PORTALES INTERINSTITUCIONALES

Artículo 32. Portales Interinstitucionales. Dentro del marco de la simplificación, las dependencias trabajarán de manera coordinada y crearán Portales Interinstitucionales dirigidos a trámites o sectores específicos. En ellos se realizarán la totalidad de las actuaciones administrativas para facilitar los servicios al usuario de forma física o electrónica. Si el Portal Interinstitucional requiere de una ubicación física, esta será determinada de común acuerdo entre las dependencias participantes y determinarán de común acuerdo la ubicación de las bases de datos y/o servidores a utilizar. La denominación, organización y funcionamiento de los Portales Interinstitucionales será decidido de común acuerdo por las dependencias que los administren y tiene como objetivo brindar resultados de forma eficiente y eficaz para los usuarios, permitiendo realizar uno o más trámites en un único punto. Las autoridades de cada dependencia podrán delegar capacidad de decisión, autorización y firma a los funcionarios que trabajan en los Portales Interinstitucionales. Todo lo relativo a los gastos de creación, implementación, actualización, funcionamiento y mantenimiento de los Portales Interinstitucionales será sufragado de común acuerdo por las dependencias participantes o mediante aportes, asignaciones, legados, transferencias y/o subvenciones, ya sea en dinero o especie, que le otorguen personas naturales o jurídicas, entidades nacionales o extranjeras, incluyendo las provenientes de la Cooperación Técnica Internacional, todos los cuales no podrán tener ningún nivel de condicionamiento. Cuando más de una dependencia tenga participación en un mismo trámite administrativo, la creación del Portal Interinstitucional es de carácter obligatorio. La responsabilidad de la creación y funcionamiento de los Portales Interinstitucionales recaerá sobre la autoridad máxima de cada dependencia participante.

Artículo 33. Funciones de los Portales Interinstitucionales. Los Portales Interinstitucionales tendrán las siguientes funciones: Brindar información sobre los trámites que administran, incluyendo los requisitos exigidos, costos y duración aproximada. Recibir los formularios o solicitudes, documentos o demás requisitos de los usuarios, pudiendo generar un formulario o una solicitud unificada. Gestionar y custodiar los expedientes, actuaciones y/o datos en el marco de su funcionamiento. Comunicar las decisiones administrativas y/o entregar constancias, certificaciones, autorizaciones, licencias, documentos o resultados finales según corresponda, que devengan de la solicitud del trámite administrativo. Notificar a los usuarios sobre aprobaciones, ampliaciones o rechazos del trámite administrativo solicitado, implementando a su vez, mecanismos de trazabilidad de los expedientes. Recibir y atender las sugerencias y quejas relativas al funcionamiento de los servicios que brinda. Promover el mantenimiento, creación, implementación y mejora de los medios electrónicos y la tecnología que permita una mejor gestión y archivo de los expedientes. Implementar medidas de consulta electrónica sin costo de los expedientes, actuaciones, solicitudes o gestiones que administren. Recibir cualquier clase de pago, pudiendo unificar los costos del procedimiento en un solo pago y luego redistribuir los fondos a las dependencias participantes. Otras que acuerden las dependencias participantes, según su naturaleza y objeto

 

Artículo 35. Catálogo electrónico. El ente encargado de impulsar la simplificación de trámites administrativos, con apoyo del Ministerio de Economía, desarrollará una página web de servicios que contenga el catálogo de las principales procedimientos y trámites administrativos del Organismo Ejecutivo, mostrando como mínimo, los pasos, requisitos, costo y tiempo de respuesta en cada uno de los trámites administrativos desplegados. Las dependencias brindarán toda la colaboración, información y documentación necesaria para mantener actualizada la página web.

 

 

ACUERDO GUBERNATIVO NÚMERO 135-2009 Guatemala, 8 de mayo de 2009. El Presidente de la República, REGLAMENTO DE LA LEY PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES Y FIRMAS ELECTRONICAS

CAPITULO II USO DE LAS FIRMAS ELECTRONICAS POR LOS ORGANISMOS DEL ESTADO ARTICULO 5. Actos y contextos por parte del Estado. Los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica. En consecuencia, serán validos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel. Se exceptúan aquellas actuaciones para las cuales la legislación vigente exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas. Para los efectos del párrafo primero, los actos administrativos, formalizados por medio de documentos electrónicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos de órganos colegiados, así como la celebración de contratos, la emisión de cualquier otro documento que exprese la voluntad de un órgano o servicio público de la administración del Estado en ejercicio de sus potestades legales y, en general, todo documento que revista la naturaleza de instrumento público o aquellos que deban producir los efectos jurídicos de éstos, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.

ARTICULO 6. Relación con los organismos del Estado. Las personas podrán relacionarse con los organismos del Estado, a través de técnicas y medios electrónicos con firma electrónica, siempre que se ajusten al procedimiento descrito por la ley o el presente reglamento y que tales técnicas y medios sean compatibles con los que utilicen dichos organismos. En aquellos casos en que se haga necesaria la comprobación de su identidad, será necesario el empleo de firma electrónica avanzada. Los organismos del Estado podrán relacionarse por medios electrónicos con los particulares, cuando estos hayan consentido expresamente en esta forma de comunicación. Los organismos del Estado deberán evitar, al hacer uso de firmas electrónicas, que se restrinja injustificadamente el acceso a las prestaciones o servicios que brinden y a la publicidad y transparencia que rijan sus actuaciones y, en general, que se cause discriminaciones arbitrarias.

 

ARTICULO 7. Contratación del Estado. Los organismos del Estado podrán contratar los servicios de certificación de firmas electrónicas con prestadores de servicios de certificación autorizados por el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación, si ello resultare más conveniente, técnica o económicamente. Para el efecto, la estimación de dicha conveniencia estará basada en criterios de calidad de servicio y precio de éste

ARTICULO 8. Documentos electrónicos utilizados por el Estado. Los organismos del Estado que utilicen documentos electrónicos deberán contar con un repositorio o archivo electrónico a los efectos de su archivo una vez que haya finalizado su tramitación. El repositorio será responsabilidad del respectivo funcionario a cargo del archivo, sin perjuicio de la celebración de convenios de cooperación entre diferentes organismos o de la contratación de una empresa privada para que preste el servicio. El repositorio deberá garantizar que se respeten las normas sobre publicidad de los documentos contenidos en las leyes respectivas. Así mismo, deberá garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la información en él contenida. Para ello la información deberá ser respaldada en copias de seguridad, bajo las siguientes características: a) La información deberá ser respaldada con cada proceso de actualización de documentos; b) Mantener una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos especializado. Este centro de almacenamiento de datos electrónicos, que puede ser propio o provisto por terceros, deberá cumplir con condiciones tales como un estricto control de acceso, un completo y detallado registro de entrada y salida de respaldos, resguardo de la humedad, temperatura adecuada, control del riesgo de incendio y otras; y, c) el esquema de respaldo deberá ser simple, basado en generación de copias acumulativas, con el objeto de mantener la historia de la información en el mínimo de versiones posibles. La seguridad, integridad y disponibilidad del repositorio deberán estar caracterizadas por: a) Medidas de seguridad y barreras de protección, frente al acceso no autorizado de usuarios; b) Contar con monitoreo y alarmas que se activen cuando ocurra un evento no autorizado o fuera de programación, para el caso de eventuales fallas de las medidas de seguridad al acceso; c) La sustitución de la información, por la versión más reciente que se disponga, en el menor tiempo posible, en casos de alteración no programada de aquella; y, d) La existencia de un programa alternativo de acción que permita la restauración del servicio en el menor tiempo posible, en caso que el repositorio deje de operar por razones no programadas.

 

ARTICULO 9. Regulación. Cada organismo del Estado podrá regular la forma cómo se garantizará la publicidad, seguridad, integridad y eficacia en el uso de las firmas electrónicas, y las demás necesarias para la aplicación de las normas establecidas en la ley o el presente reglamento.

 

ARTICULO 11. Actos Administrativos. Los actos administrativos que impliquen la modificación de normas técnicas para la prestación del servicio establecerán los plazos en los cuales un prestador autorizado de servicios de certificación deberá adecuarse a las mismas. El incumplimiento en la adecuación a las nuevas normas técnicas será calificado como incumplimiento grave y facultará al Registro de Prestadores de Certificación a dejar sin efecto la autorización, conforme a la ley y el presente reglamento.

 

CATÁLOGOS

Asisehace.gt: https://www.asisehace.gt/es-GT/portada

Catálogo nacional de trámites: https://www.tramites.gob.gt/

 

DEFINICIONES:

procedimiento administrativo electrónico

Sublema de procedimiento administrativo, procedimiento

1. Adm. Procedimiento administrativo cuyo expediente está electrónicamente gestionado, es decir, que en su plasmación documental emplea información recibida, generada, tratada, autenticada, registrada, conservada o transmitida por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, con las garantías exigidas por la normativa vigente.

Bauzá Martorell, Felio José: Procedimiento administrativo electrónico, Granada, Comares, 2002.

2. Adm. Procedimiento administrativo cuya plasmación documental en un expediente no requiere en ningún momento la presencia física de los interesados ante la administración actuante, ya que garantiza la realización y autenticación telemática de todos los trámites por medios informáticos.

Manteca Valdelande, Víctor: «El procedimiento administrativo electrónico» , en Actualidad Administrativa, núms. 8 y 10, 2008.

3. Adm. Procedimiento cuyo expediente administrativo está parcialmente gestionado de forma electrónica, aunque contenga algunos trámites documentados en papel u otros formatos.

Martín Delgado, Isaac: «La gestión electrónica del procedimiento administrativo» , en Cuadernos de Derecho Local, n.º 21, 2009, págs. 84-101.

https://dpej.rae.es/lema/procedimiento-administrativo-electr%C3%B3nico